POSADAS, 04 DE JULIO DE 2023.
VISTO: El Expediente CUDAP:EXP-S01 :0001793/2023.Propuesta de implementación del Sistema de Expediente Electrónico Integrado, y;
CONSIDERANDO:
QUE, la Universidad Nacional de Misiones viene desarrollando diversas acciones pendientes a la modernización y acompañamiento de la administración en materia digital, posibilitando la mejora continua en los procedimientos administrativos tendientes a una gestión eficaz, eficiente, transparente y segura.
QUE, en el ámbito de la UNaM, desde hace varios años, se encuentran implementados los módulos del ecosistema SIU en sus distintas áreas administrativas y académicas (SIU MAPUCHE, SIU PILAGA, SIU GUARANÍ, entre otros).
QUE, este proceso de transformación digital ya se encuentra operativo y es utilizado por estudiantes, docentes y personal administrativo al inscribirse a una materia, para liquidar haberes, gestionar una compra o el presupuesto, sin que ello sea una enumeración taxativa.
QUE, es materia pendiente y ha sido incluida como una de las acciones a realizar por la Universidad, la implementación de sistemas electrónicos que permitan la tramitación completa del expediente de manera digital, con todos los beneficios que ello importa, como la despapelización, la celeridad, la economía, entre otros.
QUE, a tal fin, conforme fuera referido por el CIN, desde hace varios años se viene orientando todo el trabajo del SIU hacia la integración de los módulos de gestión. Así, el Sistema Único Documental (SUDOCU), es un sistema de gestión documental integral que permite administrar documentos, expedientes y trámites.
QUE, conforme fuera descripto por el SIU, esta solución se integra con los diferentes módulos del mismo, promoviendo la interoperabilidad entre todos sus sistemas de gestión en la institución.
QUE, el sistema ha detallado sus características, definiendo los siguientes conceptos: Adaptable: se adapta fácilmente a distintos tipos de institución y distintos usos y situaciones. Escalable: es altamente escalable gracias a su arquitectura distribuida. Versátil: es adaptable a todo tipo de documentos y circuitos. Ahorro: representa un ahorro significativo en costos de papel y tiempo. Integrable: se integra fácilmente con otros sistemas a través de su API. Firma electrónica: implementa distintas posibilidades de firma electrónica y digital. Open source: está íntegramente desarrollado con tecnologías open source.
QUE, son numerosas las Universidades Nacionales del país que han implementado el Sistema de Expediente Electrónico Integrado, utilizando el SUDOCU y ARAI; algunas en forma gradual y otras ya han terminado el proceso, habiendo digitalizado por completo la administración, a quienes se ha consultado sobre la forma y resultados, recogiendo los datos y experiencias, surgiendo pautas a seguir en la tarea del diseño de la modernización de la gestión administrativa, que abarca tres aspectos: legal, tecnológico y operativo.
QUE, en virtud de lo expuesto, resulta necesario establecer la forma de implementación del Sistema de Expediente Electrónico Integrado, y reglamentar el procedimiento administrativo.
QUE, analizadas las actuaciones en la Comisión de Desarrollo, la misma se expidió sobre el tema mediante Despacho Nº 014/2023, sugiriendo: "Aprobar el Proyecto de Resolución para la implementación del Sistema de Expediente Electrónico Integrado, y el proyecto de Ordenanza que aprueba la reglamentación; con las incorporaciones de los aportes efectuados en Comisión, adjuntándose al presente los textos con las adecuaciones sugeridas"
QUE, el tema fue tratado y aprobado por unanimidad de los Consejeros participantes, en la 4ª Sesión Ordinaria/2023 del Consejo Superior, efectuada el día 28 de Junio de 2023.
Por ello:
EL CONSEJO SUPERIOR DE LA
UNIVERSIDAD NACIONAL DE MISIONES
RESUELVE:
ARTÍCULO 1 ° : IMPLEMENTAR en forma progresiva en todo el ámbito de la UNaM, el Sistema de Expediente Electrónico Integrado para la gestión de documentos y trámites de forma digital, de conformidad a lo explicitado en los siguientes artículos.-
ARTÍCULO 2º: ESTABLECER que los procedimientos administrativos, la emisión, registro y publicidad de los actos generales o particulares emanados de autoridades universitarias, tramitados mediante el Sistema de Expediente Electrónico Integrado serán plenamente válidos.-
ARTÍCULO 3º: FACULTAR a la Rectora la determinación por acto administrativo de los procedimientos y/o trámites universitarios en los cuales se dará inicio a la implementación del expediente electrónico a través de los sistemas integrados como SUDOCU, SIUARAI, y demás módulos del ecosistema SIU.-
ARTÍCULO 4º: CONFORMAR una Comisión ad-hoc integrada por un representante del área de Sistemas de Rectorado, de la Dirección General de Asuntos Jurídicos, de las Secretarías Generales y los/las Decanos/as de las Unidades Académicas, los/las Directores/ras de las Escuelas y/o quienes estos designen. La Comisión tendrá a su cargo la diagramación, y capacitación para la implementación progresiva del Sistema de Expediente Electrónico Integrado, y demás actividades que sean encomendadas por la Rectora para la puesta en marcha de la digitalización de los expedientes, debiendo informar al Consejo Superior sobre la evolución y marca de la digitalización de los expedientes.-
ARTÍCULO 5º: PLANIFICAR e implementar un sistema de resguardo y backup para garantizar la seguridad de los expedientes digitales. Esto incluye la identificación de datos críticos, la frecuencia y procedimientos de backup, el almacenamiento seguro y las pruebas de restauración. Será responsabilidad de los encargados a designar, implementar el sistema la ejecución y supervisión del plan.-
ARTÍCULO 6º: AUTORIZAR a la Rectora de la Universidad para dictar normas aclaratorias o de implementación que resultaren menester.
ARTÍCULO 7º: REGISTRAR, Comunicar, Notificar y Cumplido, ARCHIVAR.
RESOLUCIÓN CS Nº 083-23
Bqco. Jorge E. LÓPEZ MSc Ing Alicia V BOHREN
Secretario Consejo Superior Presidenta Consejo Superior
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